¿Has oído hablar muchas veces de los flujos de trabajo automatizados? ¿Te han hablado del incremento productivo de las organizaciones que los aplican? Si a pesar de esto dudas en incorporar este recurso a tu propia organización, seguramente es porque ignoras todas las ventajas que conlleva.
Negocios, finanzas, agentes contables, abogados, tecnología de la información… Todos se benefician con la automatización del flujo de trabajo haciendo que los procesos ganen en dinamismo, rapidez y practicidad. Pero, ¿qué es lo que hace tan importante a la automatización?
¿Qué son los flujos de trabajo automatizados y a qué se debe su importancia?
¡Muy simple! Los flujos de trabajo automatizados hacen alusión al almacenamiento, procesamiento y ejecución automática de las tareas básicas de un negocio. Dicha automatización implica la incorporación de recursos informáticos y soportes electrónicos a los procesos y a la consecución de las tareas.
¿Por qué, por ejemplo, los empleados de un departamento de recursos humanos deberían invertir tanto tiempo en la programación de citas? ¿Por qué no hacer esta labor de forma automatizada con ayuda de un software? Además del ahorro de tiempo y esfuerzo, estas son algunas de las ventajas de incorporar la automatización de flujos a nuestra empresa o negocio.
Ahorro de tiempo y mayor producción
- La automatización implica la posibilidad de invertir el tiempo ahorrado en otros procesos. Esto incluye labores que potencian el desarrollo de otros aspectos del negocio.
- La automatización apunta a una mayor productividad debido a la reducción del tiempo y esfuerzo del trabajo manual.
Distribución rápida de información
Muchas veces, requiere mucho tiempo poder distribuir la información de un negocio a los clientes potenciales. Son tantos los envíos, aprobaciones y papeleos que, además, se terminan ingresando datos errados. Automatizar estos procesos permite:
- Facilitar la comunicación con el cliente.
- Reducir el margen de error en la distribución de la información.
Máxima eficiencia
Las personas cometen, naturalmente, errores. Los sistemas informáticos, por el contrario, tienen un margen mucho menor de errores y, con la programación adecuada, pueden incluso llegar a ser perfectos.
En este sentido, los flujos de trabajo automatizados te ayudan a:
- Perfeccionar ciertos procesos.
- Eliminar lo más posible el margen de error.
- Conseguir la máxima eficiencia.
Ahorro de costos
La automatización también permite reducir algunos costos, especialmente aquellos dirigidos al intento de solucionar continuos errores. Además, como automatizar el trabajo permite tanto la eficiencia como la productividad, la organización gana en clientes satisfechos, lo que se traduce en un aumento de ingresos.
Reducción de cargas de trabajo y mejor rendimiento del equipo
Si delegas ciertas tareas de tus empleados a un sistema informático perfecto e incansable, tu personal puede tener más energía y tiempo para concentrarse en objetivos más importantes. Además, los empleados no estarán saturados y cansados, lo que los ayudará a tener mejor disposición y un mayor rendimiento.
¿Cómo ayuda la automatización a cada sector o departamento?
Debido a que permite completar tareas de múltiple naturaleza, la automatización beneficia a muchos sectores y departamentos de cualquier empresa. Estos son algunos beneficios que algunos departamentos pueden encontrar en los flujos de trabajo automatizados.
Recursos humanos
- Envío automático de guías de trabajo y manuales de orientación a los empleados.
- Revisión de currículos y hojas de vida.
- Procesamiento de solicitudes de vacaciones
Finanzas
- Reembolsos automáticos.
- Aprobaciones de presupuesto.
- Transferencia automática y puntual de datos y fondos.
- Completar formularios.
TI (Tecnología de la información)
- Copias de seguridad generadas automáticamente.
- Descarga e instalación de archivos y softwares.
- Envío de datos.
Sector de ventas
- Envío automatizado de mensajes en horarios preestablecidos.
- Correos automáticos de bienvenida a los nuevos clientes.
- Programación de encuentros y citas con clientes.
- Entrada de datos.
¿Debo incorporar la automatización del trabajo a mi empresa u organización?
Lo más recomendable es que lo hagas, sobre todo si quieres ver resultados contundentes en tu empresa o negocio. Como has visto, los flujos de trabajo hacen posible modernizar las operaciones, optimizar los procesos y llevar a cabo las tareas. Todo esto con una importante reducción de tiempo, costos y esfuerzo.
Como otros muchos sectores, la TI encuentra en los flujos de trabajo automatizados un importante motor de crecimiento y productividad. La automatización también significa, para la tecnología de la información, la prevención de los problemas y la solución de posibles errores.
